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一汽物流有限公司:一汽物流管理信息平台财务业务一体化

发布时间:2018-11-09 03:21:56 已有: 人阅读

  一汽物流有限公司(以下简称一汽物流)是中国第一汽车集团公司的专业物流企业,是一汽集团的全资子公司。公司本部座落在长春汽车产业开发区,位于长春市东风大街7088号,紧邻102国道及长春高速公路出口,对园区内和一汽本部的生产企业具有最佳的物流服务半径和物流辐射服务优势。公司本部设立在长春,现有员工4700余人。公司在长春本部拥有8.7万多平方米的高标准库房、47公里铁路专用线个电气集中车站。叉车、吊车、轿车运输车、集装箱及封闭式零部件运输车等专业物流设备2500余台,在全国拥有100多万平方米的整车仓储基地。

  公路、铁路、水上货物运输服务,装卸搬运,仓储,包装服务,劳务服务,汽车租赁;物流技术及其信息系统开发咨询服务。

  公司设有经营管理部、计划财务部、人力资源部、信息技术部、安全品质部、党群工作部和行政办公室等职能管理部门;公司按照业务模块设有整车物流部、零部件物流部等物流业务运作部门;公司在全国各地设有6个全资子公司、1个参股公司和20余个分公司;公司在上海、天津、青岛、成都、广州等地设有商务代表处,在全国部分城市设立了运输对流网点。

  公司自有轿车运输车近500台,在全国拥有占地100多万平方米的整车仓储基地,可为用户提供商品卡车发运,商品轿车零公里运输及仓储服务。是一汽解放、一汽轿车、一汽-大众指定物流承运商。目前已实现了管理系统对接,开通了物流计划接收、派发、统计、结算等网上物流服务。

  运用V-LMS系统完成物流信息的集成,实现网上发拔,在途监控、数据统计,使客户需求得到快速反应。公司采用商品车零公里发运、GPS卫星定位监控系统、智能仓储管理系统等物流管理技术;商品卡车背载工艺、轿运车装载工艺、零部件包装工艺等一系列技术标准;完善的质量技术监督保证体系,对公司的服务质量技术标准执行适时跟踪监控。

  公司拥有8.7万多平方米库房,配置高位货架、高位巷道拣选车,采用智能仓储管理系统实现电控自动仓储。拥有百余台专用零部件运输车,可为用户提供汽车零部件收、储、发集散服务。

  包装、配送服务:公司拥有占地3万多平方米的包装基地,是一汽集团内规模最大的定点包装企业,可为用户提供包装设计及纸制、木制包装服务。拥有2000多台物流配送车辆及叉车、吊车等专业物流设备,可为用户提供分拣、理货、运输一体化物流配送服务。

  公司拥有47公里专用铁路线万平方米的铁路装卸站台,可在一汽的各专用站台装卸生产原料及产品,同时专用铁路已与国铁实现对接。公司与国内大连港、营口港及深圳长航等大型港务局航运公司有近10年的合作经历。可为用户提供公、铁、水多式联运服务。

  一汽物流有限公司自2006年开始信息化建设始,现已搭建了一汽物流职能管理系统M-LMS、一汽物流零部件物流管理系统P-LMS、一汽物流整车物流管理系统V-LMS、一汽物流天津物流管理系统P&V-LMS、一汽物流核算系统、一汽物流财务管理系统F-LMS、一汽物流可视化系统、一汽物流物流动态系统,但各子系统间无逻辑关系的串联,各自支撑相应体系的内容,业务流程、管理流程、财务会计流程无法有机融合,缺少主线串联的各子系统无法实现信息化对企业运作的最大支撑效果。

  自一汽物流职能管理系统M-LMS建设以来,经逐步完善,现已搭建了人员管理模块,合同管理模块,安全管理模块,物资采购管理模块,差旅管理模块等等。由于与各业务系统间缺少逻辑关系串联及数据接口等因素,导致职能系统中各管理体制在业务系统中无法释放,系统中无法实现对业务运作的职能管控。

  各业务系统中库存量、出库量、在途量、到货量等以月、季度、年份等维度进行综合分析的业务数据,无法实现线上展示,需业务人员线下统计整理,工作量巨大且易出现数据不准等情况。

  业务系统要及时掌握经营状况,实时跟进业务发生,而财务需要对业务数据的正确性进行审核。但现业务系统与财务系统分属在不同系统、不同服务器中,财务系统只是接业务系统的结果进行录入,这势必造成业务不能与财务同步,造成财务监管的滞后性。即业务已经发生了,财务只能对业务结果进行审核,不能进行事前、事中控制。

  各子系统中发生的相应费用无年度预算控制,各子系统中无财务体系前置控制截点,无法按照费用科目、部门、月份等预算控制条件进行预算全面控制,导致部分超支费用在月度利润成本考核分析时才会披露。

  子系统中的各收入、成本数据无主键进行分类定义,且财务管理系统对以上数据无数据接口,无法实现最终的接收、统计、分析,导致最终的财务分析需会计核算人员线下手工进行,工作量较大、无法保证数据的完全准确性。

  财务业务一体化工作以财务各收入、成本科目为基础向业务体系及管理体系推进,根据梳理出未有系统支撑的收入、成本数据,系统中完善其前端的操作流程、审批流程及相关的管理体制。因为以末端财务体系做推进,所以需求调研涉及到公司的各个部门,工作量之大可想而知。

  为保证系统推进时间进度及细化颗粒度,公司抽调各部门的业务骨干与信息部系统调研员及开发单位人员进行集中办公,方便各项问题的沟通,且在系统推进过程中实行单周管理组例会、双周工作组例会的制度,保障项目的顺利推进。

  财务业务一体化工作以收入、成本数据为出发点,推进、调研过程几乎涵盖、涉及了公司全部的业务操作及管理内容。在系统调研阶段,因为各类制度、流程、文件、表单、数据等基础工作的欠缺,导致需求调研中不确定的问题频出,各类调研无法最终定论,影响项目的整体进度。

  针对上述问题,公司以专题会议的形式召集各相关部门进行问题的讨论、解决,缺少制度的完善制度、流程有误的修改流程、表单格式不规范的改进表单,各专题会议以会议纪要的形式严格要求管理基础工作完成时间,在系统推进的同时也查找、完善了公司各项基础管理工作的漏洞。

  在对各子系统进行数据接口及财务业务一体化主线串联时,发现组织机构、客户供应商、人员、车辆、物资等主数据在各子系统中的编码、格式均不同,导致对各数据进行统一分析展示时,各数据无法集中汇总,即使可融合在一起也需做大量对照。

  针对主数据的不一,公司以信息技术部为统一梳理部门,对各类主数据进行编码、格式的标准化,并规范了其统一的系统入口,在一汽物流整体系统平台内形成了一套标准统一的主数据体系。

  (1)2006年完成一汽物流核算系统建设工作。系统以零部件业务收入、成本核算及整车业务司机运费结算为基础,开始了一汽物流有限公司的信息化建设道路;

  (2)2007年搭建一汽物流整车物流管理系统V-LMS一期。完成了与主机厂运单的电子数据接口,及承运商、运输商、运输车的管理;

  (3)2008年搭建一汽物流整车物流管理系统V-LMS二期。完成了GPS数据的接口传递;并建立了运输在途管理模块和运力管理模块。

  (4)2009年搭建一汽物流整车物流管理系统V-LMS三期。完成了对前两期业务流程的优化;新增了运控管理模块,为一汽物流管理者提供各种分析报表;建设了多公司物流平台,为一汽物流公司将来多物流中心,多网点的发展规划提供了系统支持。

  (5)2010年搭建一汽物流职能管理系统M-LMS。逐步推进建立合同管理模块、车辆维修模块、事故借款模块等职能管理体系内容。

  (6)2011年搭建完成一汽物流零部件物流管理系统P-LMS。系统将先进的企业管理思想、管理方法与信息技术高度集成,全面解决了企业在集货、运输、仓储、配送以及其他增值业务方面一体化管理应用。

  (7)2013年采用ERP中的财务模块取代公司原小闭环系统作为财务管理系统F-LMS。可实现收入、成本核算的细化;往来账目细化;多财务组织管理等内容,该系统的建立主要为后期财务业务一体化工作做铺垫准备。

  (8)2014年公司推进财务业务一体化工作,完成对整体平台内各子系统的融合串联、各子系统内部系统模块的完善,并在一汽物流管理信息系统的数据分析展示层面,搭建了一汽物流可视化系统、一汽物流物流动态系统。

  一汽物流管理信息平台主要分为四个层面:职能层面、业务层面、财务层面、分析展示层面,并以财务业务一体化为平台主线,以产生企业ERP的系统思想及模块化架构打造专属于物流企业的“ERP”。将企业经营中的三大主流程,即业务流程、管理流程、财务会计流程有机融合、系统固化,将公司的财务信息、业务信息、管理信息集中到同一数据库中进行处理,实现公司物流、资金流、信息流的一体化管理,达到企业的基础数据、业务流程的标准化、规范化,实现公司经营数据动态、透明、共享、集成。

  ◆“主数据管理模块”:该模块主要包含了组织机构、客户供应商、地点、线路、区域、设备等主数据,达到平台内各主数据编码一致、格式统一,规范平台内其他子系统对主数据的调用关系,以实现分析展示层面中各类数据、资源的度综合展示分析;

  ◆“人员管理模块”:该模块对员工编码、员工性质、员工岗位、员工职务、员工各项联系信息及员工入职离职时间进行标准化,并匹配入职、离职审批流。各子系统中的各项审批流均依据“人员管理模块”中员工职务上下级关系、部门所属管理调用,实现平台内各审批流人员截点的标准化。其次,人员与部门的所属关系为系统全面预算控制做支撑,实现“谁来采购,花费对应部门预算”;再次,在人员离职流程中,该模块与“物资管理模块”做链接,在物资管理模块中,人员会挂接在工作期间所有物品的对应关系,如:个人用电脑、个人用桌椅、所驾驶货车等,离职流程中,经各归口部门确认离职员工将所属物品上交后,解除个人与物资的对应关系,当所有关系被解除后,人员才可离职,实现管理制度与系统的融合固化;最后,“人员管理模块”搭建了标准的人事库,标准化平台内各子系统对于公司人员的调用关系,达到在各职能活动、业务活动中规范人事管理制度的效果;

  对物资的“申请购买、购买、验收、入库、发放、使用、报废/上交、处理”全生命周期各个阶段的全面管理,并支撑整个平台内的全面预算控制。在“物资管理模块”中,各类需采购的物资实行明细划分、财务科目对应、匹配采购限额、主管部门归属、各物资不同基本信息挂接等特点,实现各项采购管理制度在平台的释放。其次,“物资管理模块”中实行对自有轿运车辆信息的标准化,供“车辆维修模块”、“安全管理模块”及各业务系统调用,为自有车辆的全面制度化管理做基础信息铺垫;

  ◆“安全管理模块”:本模块包含对车辆事故、车辆后轴保养、车辆安全类费用的各项管理。“安全管理模块”中所取车辆信息均来自“物资管理模块”中的车辆标准信息库,员工信息取自“人员管理模块”中的人事库,并在事故借款的管理中,实现与业务系统的对接,实现对事故司机罚款从运费用自动扣取。该模块参照公司各项安全管理制度制定,并根据各逻辑关系与各子系统、子模块进行串联,实现从安全角度对公司业务活动的管控;

  ◆“合同管理模块”:该模块主要实现对合同的各属性分类、网上会签管理等,“合同管理模块”依据公司财务体系管理文件中制定的“相关业务未签订合同不能付款”的原则,对“物资管理模块”的采购活动及业务系统中的承运商承运活动进行规范,依据系统逻辑关系,实现系统中未签合同,所采购物资不能系统验收;未签合同,承运商的业务系统指派无法进行等限制,以法务风险角度,实现平台内的系统职能管控;

  其次,职能管理系统M-LMS还包括:“差旅模块”、“驻外人员补助模块”、“车辆维修模块”等,M-LMS以公司各项规章制度为基础,以信息化的手段实现职能管控的系统固化与系统自动控制,在整体平台内部达到规范标准、释放管理机制的作用。

  (2)业务层面:一汽物流整车物流管理系统V-LMS、一汽物流零部件物流管理系统P-LMS、一汽物流天津物流管理系统P&V-LMS

  一汽物流管理信息平台中的业务层面实现了对整车业务、零部件业务、备品业务的全面系统支撑,其中:

  ◆一汽物流整车物流管理系统V-LMS:该系统实现对公司整车业务在运力规划、运力管控、在途监控、客户服务、结算、信息反馈、网络运作等环节的系统支撑,该系统建立于2006年,经逐年完善,现已平稳运行,达到了对于整车业务的全面支撑,该系统在中国物流与采购联合会2012年的信息化优秀案例评选中获奖;

  ◆一汽物流零部件物流管理系统P-LMS:系统涵盖的业务包括产前、产中、产后(备品)的集货运输、仓储配送、分拨配送运输等物流业务管理。系统将先进的企业管理思想、管理方法与信息技术高度集成,全面解决了汽车物流企业在集货、运输、仓储、配送以及其他增值业务方面一体化管理应用。研发P-LMS系统的目标是帮助一汽物流控制整个汽车零部件物流管理和运作,降低物流成本、提高物流运作效率、促进物流资源整合,并能够有效的适应企业未来发展变化,该系统在中国物流与采购联合会2011年度的信息化优秀案例评选中获奖;

  ◆一汽物流天津物流管理系统P&V-LMS:该系统针对一汽物流天津子公司承运一汽丰田业务的特点专属搭建,系统中涵盖了一汽丰田整车、零部件及备品业务的物流管理,通过本项目的实施,实现物流资源的整合,提高物流运作效率及车辆利用率,降低物流成本,提高客户满意度,减少物料在运输、仓储、配送过程中的差错率,提高物流人员的工作效率等。

  上述业务层面各子系统最早于2006年开始建立,经近10年的磨合、完善,现平台内各业务系统已经覆盖了公司整车、零部件、备品业务中的各项业务操作。经平台“财务业务一体化”改造,各业务系统一方面与职能管理系统对接,在人事、法务、安全、运营各职能角度,实现对业务运作的全面系统管控;另一方面与财务管理系统F-LMS对接,实现各收入、成本数据依据资金管控角度及财务分析角度自动接口F-LMS。总体上,达到对业务层面各子系统的改造升级。

  一汽物流财务管理系统F-LMS的搭建始于2013年,取自于启明公司ERP系统中的财务模块,并替代原有财务小闭环管理系统。基于财务监管的滞后性,即原业务系统与财务系统分属在不同系统、不同服务器中,财务系统只是接业务系统的结果进行录入,这势必造成业务不能与财务同步,造成财务监管的滞后性。

  而F-LMS财务管理系统的实施就是要将财务的控制点前移,与各业务系统对接,做到系统中的业务数据一出暨流向财务,将财务原来的事后检查向事前控制、事中控制转变,可实时帮助公司/业务人员判断风险,控制成本,推进财务业务一体化工作,最终做到加强财务监管职能、提高财务监控效率,将财务会计职能充分的在企业的运营中发挥出来,保证公司利益的最大化。

  一汽物流财务管理系统F-LMS的系统特点如下:1.细化收入、成本核算:与物流系统集成,实时获取工单信息,按派工单对收入、成本精细化核算,提供度、详细、丰富的分析功能;2.预算控制:实现投资项目预算全过程控制、费用预算实时控制,对预算执行情况跟踪查询;3.管理复制:统一公司管理模式,实现项目采购与财务预算的一体化管理,从采购申请、采购审批、运算控制、到货全收、结算等业务过程都和财务业务自动集成,并且可以进行采购成本分析;4.细化往来账管理:与业务系统集成,准确及时的记录客户、供应商往来账信息;5.财务多组织管理:实现在一套财务系统中对多公司财务核算,独立出财务报表,与集团内部对账系统自动接口,进行一期物流集团报表合并,为集团合并报表提供内部交易数据;6财务分析:与BI系统集成,提供财务数据,通过多角度的可视化KPI指标分析支撑决策。

  一汽物流管理信息平台的最后一个层面为分析展示层面,主要开放用户为公司各高层领导,用于提供各类经营数据度分析展示、各类物流资源前台可视化,为高层领导的

  本系统通过建设一汽物流车辆卫星定位+RFID跟踪监控系统平台,从技术上提供对物流车辆及货物的监控手段,为一汽物流信息化管理、实现可视化物流提供技术保障,通过卫星定位实时监控、基于GIS的地图展示、基于大数据量的采集及统计分析,为一汽物流车辆监管提供直观、有效的业务管理平台。实现对物流车辆实时运行位置、运行状态、货物状态的监控,对车辆运行异常状态进行报警,同时提供统计报表功能对物流车辆运行情况进行统计分析,为提升一汽物流车辆管理水平、提高一汽物流车辆运行效率、保障一汽物流调度、降低企业运营成本提供技术平台支撑。

  物流网络资源地图可视化展示平台是基于GIS地理信息的一汽物流网络管理的综合展示平台,该平台将一汽集团业务领域物流相关的“基地”、“4S店”、“供应商”、“社会资源”、“物流线路”、“业务量”等要素进行度的集成展示,从而实现一汽物流网络的数据采集、地理位置分析、辅助决策分析等综合管理应用。通过该系统建设,达成了以下目标:

  A.加强物流网络资源管理,基于可视化手段将不同类型的、分散的物流网络资源进行集成、整合,建立物流网络资源地理信息数据库,实现网络资源“一张图”管理,提升集团对物流网络资源的管控能力和管控效率;

  B.通过将物流网络资源与物流业务的无缝整合,实现对物流网络资源吞吐量的动态跟踪分析,并基于历史数据,实现对物流网络资源配置的合理性、业务量分配的合理性进行挖掘分析,提升集团物流运输效率辅助分析决策能力。

  一汽物流物流动态系统基于各系统业务中输出数据的规范性,分别按整车业务中“下线、库存、计划、出库、未出库、起运、在途、到货、返单”等指标、零部件间业务中“集货车数、中转库吞吐量、中转库存数、干线运输车数、线边库存、出库上线数”等指标,以“年、月、日”维度、“各基地”维度、“公司业务单元”维度进行度的分析展示。以各数据指标柱形图、圆饼图的形式为各高层领导做前台数据展示,提供辅助分析决策能力。

  一汽物流管理信息平台经财务业务一体改造以后,达到了管理有制度、流程有文件、标准有依据、表单有规范等综合管理工作提升的效果,并在各项管理文件中的规范在系统中充分释放,规范公司各类活动,改善了原来“两张皮”,即“线下管理是一套、系统操作是一套”的弊端。

  经系统对各类费用的严格截点管控,达到了加强财务监管职能、提高财务监控效率,将财务会计职能充分的在企业的运营中发挥出来的效果。使公司各类成本费用明显下浮,通过系统的全面预算管控,也大幅提升了预算工作的准确性,保证公司利益的最大化。

  财务业务一体化过程中,公司集合中坚力量,对公司各类做梳理,标准化数据,将原来没有系统支撑的业务信息化,为领导决策提供了更多的数据维度与参考。

  对如何搞好物流信息化,企业领导和信息部门的负责人,面临诸多的压力、冲击、挑战和机遇。毫无疑问,领导和业务人员的支持是企业物流信息化建设的保证。企业应该充分认识到企业物流信息化是企业技术进步的一个极其重要的组成部分,两者相互促进、互为依托。物流信息化建设是一项系统工程,涉及面广,不仅要投入大量人力和物力,还涉及企业的组织机构、管理体制、工作方法和工作基础等一系列重大问题。从某种意义上讲,物流信息化建设就是对企业的人、财、物资源及产、供、销环节在信息处理、工作方式、管理机制和人们的思想和观念、习惯等方面进行一次大的创新和变革。为了真正的能够支撑信息化发展的技术、生产、物流体系。企业应用计算机与其说是技术问题,不如说是管理问题更恰当,即人们通常所说的“三分技术、七分管理”。每一个信息化建设项目的实施都蕴涵着管理的创新。通过信息化建设可以不断提高管理水平和人员素质,提高企业的竞争能力,在市场竞争中获得更大的利润和成功。企业物流信息化建设涉及硬件、软件、物流管理等方方面面的问题,应该以与企业经营、管理的实际需求和发展目标相适应为依据,制订物流信息化建设的规划。

  企业发展信息化不是简单采购一个商品,不是“一锤子买卖”。企业信息化建设需要与供应商长期合作,不断对软件进行改善、升级与推广,否则随着时间的推移,业务的变更,软件渐渐地不适应企业新的业务需求而最终被遗弃。一汽物流与启明信息公司建立了长期合作战略。启明信息公司作为国内唯一一家专门从事汽车业管理软件与汽车电子产品研发、制造及服务的高科技企业。公司的主营业务包括两大领域:一是面向汽车整车企业及其上游零部件配套企业、下游汽车经销商及服务商,开展以汽车业管理软件为核心的软件开发、系统集成及技术服务业务;二是面向汽车整车制造商、汽车运输企业和汽车驾驶者,提供汽车电子产品研发制造、系统集成及增值服务业务。一汽物流在办公系统、人事系统、物流系统、数据中心、桌面服务、运输监控等方面与启明信息公司全面合作,相互信任,使企业信息化得以长期持续发展。

  企业发展信息化有一个误区,认为上国际大品牌软件一定好,但事实上往往是花了很多钱买了一堆不适用的东西,后期维护成本又高,有苦不能说。企业信息化注重的是实际应用效果,不是一定要好的,而是要找一个适合的。国内企业管理有自身的特点,不象国外相关标准、制度健全、管理规范,国外软件在国内自然有“水土不服”的“毛病”。由于国内企业管理特点,造成无论是国内、国外软件都要有一个客户化的过程,谁能以更低成本、更快响应速度根据企业需求提供定制化服务是我们软件选型必须重点考虑的。国外供应商在定制化服务上提供的资源往往有限且成本高,他们过多精力与资源放在对客户的“促销”活动中,后期往往找一个合作伙伴来应对,给企业的印象是国外软件概念好、功能强、价格贵、用不起。在我国物流是一个薄利行业,我们觉得坚持自主、坚持适用、注重实效、看性价比是软件选型的基本原则。

  一汽物流管理信息平台后续还要拓展更多的智能服务,不断通过信息化手段改进业务流程,尤其是在整车业务上,推进商品车RFID技术的跟踪监控,为日后能为终端车主开放物流信息平台,提供所订车辆物流状态查询的发展趋势做实验、准备。

  一汽物流管理信息平台目前与设备的结合应用仍有较大的发展空间,从长远来看要结合业务的标准化和机构化进程,进一步提高物流作业自动化水平。

  目前,一汽物流管理信息平台经逐年完善,现在已完成了对物流企业各类管理、业务、财会工作的系统支撑,并以模块化的形式搭建不同系统层面,未来会与国内甚至国际上的大型物流公司做比对,将一汽物流管理信息平台完善的更加标准化,打造专属于物流行业的“ERP”系统。

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